คู่มือการเตรียม Working From Home สำหรับเจ้าของธุรกิจ

คู่มือการทำ Working From Home สำหรับธุรกิจ ในช่วง COVID-19 ระบาด

อุตสาหกรรมต่าง ๆ ต้องปรับตัว โดยมีนโยบายให้พนักงานทำงานจากที่บ้าน (Work from Home) เพื่อลดการติดเชื้อไวรัส COVID-19 ซึ่งการเปลี่ยนรูปแบบการทำงานในปัจจุบันนี้ เจ้าของธุรกิจจะต้องปรับการสื่อสารภายในองค์กรและการใช้เทคโนโลยี ท่ามกลางความเสี่ยงใหม่ที่กำลังเกิดขึ้น

ซึ่งแผนการทำธุรกิจเดิมนั้นอาจจะต้องใช้เวลาวางแผนกันหลายเดือน แต่สถานการณ์ปัจจุบัน ผู้ประกอบการจะใช้เวลานานขนาดนั้นไม่ได้ Interloop เลยมีคำแนะนำการ Work from Home ฉบับย่อมาฝาก

1.เตรียมพนักงานของคุณ

เริ่มจากการพิจารณาว่าแผนกหรือฝ่ายไหนที่สามารถ Work from Home โดยไม่กระทบการทำงาน เนื่องจากอาจจะมีงานบางประเภทที่ต้องใช้ออฟฟิศ หรือไม่สามารถทำงานทางไกลได้ ทั้งนี้ทั้งนั้นขึ้นอยู่กับประเภทธุรกิจด้วยเช่นกัน

จากนั้นต้องสำรวจว่าพนักงานมีเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับการทำงานหรือไม่ เช่น คอมพิวเตอร์ อินเทอร์เน็ตความเร็วสูง เป็นต้น โดยทางบริษัทอาจจะต้องเพิ่มความเร็วอินเทอร์เน็ต หรืออำนวยความสะดวกในด้านค่าใช้จ่ายโทรศัพท์ เพื่อให้ใช้อินเทอร์เน็ตได้ดียิ่งขึ้น เนื่องจากการทำงานรูปแบบใหม่อาจจะทำให้พนักงานบางคนสับสนได้ เพราะยังไม่เคยทำงานโดยใช้วิธีนี้มาก่อน

2.ตั้งความหวังจากการทำงานไว้

การเปลี่ยนแปลงนี้ไม่ใช่เฉพาะการเปลี่ยนสภาพแวดล้อมการทำงานเท่านั้น แต่จะต้องเปลี่ยนวิธีการทำงานและการสื่อสารกับพนักงานด้วย

“กุญแจสำคัญสู่ความสำเร็จคือการสื่อสาร และการตั้งความหวังไว้”

“ต้องมีบทสนทนา ซึ่งอาจจะเขียนส่งทางอีเมล หรือในเอกสารที่ระบุไว้ก็ได้”

การตั้งความหวังหรือเป้าหมาย ควรมีองค์ประกอบดังนี้ :

• ความถี่ในการตรวจการทำงาน
• สิ่งที่ควรสื่อสารกัน ไม่ว่าจะเป็นการอัพเดตประจำวัน การรายงานเป้าหมาย การรายงานโครงการที่เสร็จแล้ว ตลอดจนความท้าทายเพื่อกระตุ้นการทำงาน
• เช็คความเปลี่ยนแปลงสิ่งที่ต้องทำทุกวัน หรืองาน Routine
• งานหรือบริการสำหรับลูกค้าที่ต้องทำต่อเนื่อง แม้สถานการณ์จะเปลี่ยนไป

นอกจากนี้จะต้องเตรียมปรับความหวังและให้เวลาการทำงานสำหรับพนักงาน เพื่อใช้ในการปรับตัวท่ามกลางสิ่งแวดล้อมที่ไม่คุ้นเคย บางงานจึงอาจจะต้องใช้เวลานานขึ้น ซึ่งอาจจะหาทางออกจากการอัพเดตการทำงานระหว่างวันให้มากขึ้น โดยอาจจะสื่อสารผ่านทางอีเมลก็ได้เช่นกัน

3. สร้างขั้นตอนการสื่อสาร

ใช้แพลตฟอร์มการสื่อสารเช่น Slack หรือ Microsoft Teams และแอพฯ การประชุมผ่านวิดีโอเช่น Zoom และ Skype เพื่อเป็นเครื่องมือหลักที่ใช้ติดต่อกันในระหว่างการทำงานจากทางไกล นอกจากนี้อาจจะใช้แพลตฟอร์มร่วมกับเครื่องมืออื่น ๆ เช่น อีเมล เนื่องจากผู้ร่วมงานบางคนอาจจะไม่สะดวกประชุมแบบ face-to-face จากการติดข้อจำกัดบางอบ่าง เช่น ความเร็วอินเทอร์เน็ต แบนด์วิชท์ เป็นต้น

ส่วนในกรณีที่ต้องมีการประชุมร่วมกันมากกว่า 100 คนขึ้นไป อาจจะกำหนดเวลาการโทรศัพท์หรือการทำรายงานความคืบหน้าเป้าหมาย และรีวิวโครงการต่าง ๆ เป็นรายบุคคล

4.การจัดหาเครื่องมือ

นอกจากเครื่องมือสื่อสารแล้ว จะต้องหาแพลตฟอร์มการบริหารจัดการงาน เช่น Monday.com, Asana, Basecamp หรือเครื่องมือการทำงานอื่น ๆ เช่น Google Suite Microsoft SharePoint รวมถึงเครื่องมือในการสื่อสารกับลูกค้า

5. คำนึงถึงความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัยจากการใช้งานอุปกรณ์

การทำงานนอกสถานที่ที่ไม่ได้อยู่ในความดูแลของไอที อาจจะส่งผลต่อความปลอดภัยของข้อมูล โดยเฉพาะหากบริษัทไม่สามารถจัดหาแล็ปท็อปให้พนักงานได้ ซึ่งเรามีคำแนะนำว่าธุรกิจที่ไม่สามารถจัดหาอุปกรณ์สำหรับการทำงานที่บ้านได้ ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าอุปกรณ์ภายในบ้านของพนักงานได้รับการติดตั้งระบบปฏิบัติการและซอฟต์แวร์รุ่นล่าสุด

โดยให้พิจารณาตามองค์ประกอบ ดังต่อไปนี้ :

• พนักงานสามารถทำงานข้ามสายงานได้หรือไม่ เพื่อสลับการทำงานชั่วคราว อนุญาตเฉพาะผู้ที่มีอุปกรณ์ที่ปลอดภัยทำงานกับข้อมูลที่ละเอียดอ่อนได้
• ในกรณีที่พนักงานบางคนมีแล็ปท็อปของสำนักงาน แต่ก็มีคอมพิวเตอร์ของตัวเองที่ได้รับการตรวจสอบว่ามีความปลอดภัย แล็ปท็อปดังกล่าวจะให้พนักงานคนอื่นยืมได้หรือไม่
• พนักงานสามารถขนย้ายคอมพิวเตอร์กลับบ้านได้หรือไม่ หากมีความจำเป็นต้องใช้งานจริง ๆ
• พนักงานสามารถ Work from Home บนข้อจำกัดการทำงานได้เช่น อาจจะเลื่อนกำหนดงานของข้อมูลที่มีความละเอียดอ่อนออกไปก่อน หรือเข้าออฟฟิศเป็นครั้งคราว เพื่อรักษาความปลอดภัยของข้อมูลที่มีความเสี่ยงจะรั่วไหล หากใช้อุปกรณ์ไอทีที่ไม่ปลอดภัย

6.การให้ความร่วมมือ

การปฏิบัติตามกฎระเบียบของบริษัท ไม่เฉพาะการทำงานที่ออฟฟิศเท่านั้น แต่จะต้องปฎิบัติในช่วงที่มีการทำงานจากบ้านด้วยเช่นกัน เพื่อรักษาความสม่ำเสมอ แต่อาจจะมีเงื่อนไขพิเศษคือ มีความยืดหยุ่น ปรับเปลี่ยนได้ตามความเหมาะสม

“คุณอาจจะต้องตัดสินใจทำงานบางอย่างทันที ซึ่งเมื่อคุณได้ตัดสินใจไปแล้ว จะต้องมีความเสมอภาคในองค์กร โดยไม่ขึ้นกับข้อกำหนดของผู้จัดการ ผู้อำนวยการ หรือหัวหน้างานที่อาจจะมาจำกัดการทำงาน”

 “เขียนบันทึกสิ่งที่ทำลงไป เพื่อใช้ตอบหากมีคนถามว่าทำไมคุณถึงตัดสินใจเช่นนั้น คุณสามารถพูดได้ว่าเพราะอะไร”

7. มีความยืดหยุ่น

พนักงานบางคนมีลูกเล็กอยู่ที่บ้าน เนื่องจากโรงเรียนก็ปิดเช่นกัน ดังนั้นจึงมีโอกาสที่คุณจะได้ยินเสียงหรือเห็นเด็กเป็นฉากหลังระหว่างการประชุม ซึ่งอาจจะรบกวนประสิทธิภาพการทำงานได้ แต่สิ่งสำคัญคือคุณต้องเอาใจเขามาใส่ใจเรา

8.สร้างความเชื่อมั่นและความรับผิดชอบ

ไม่เพียงแต่การทำงานระยะไกล จะเป็นวัฒนธรรมการทำงานใหม่ที่มีสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนไปเท่านั้น แต่การสื่อสารและการทำงานในโลกเสมือนผ่านช่องทางออนไลน์ จะต้องอาศัยความเชื่อใจกัน และมีความรับผิดชอบในหน้าที่การงาน

“ผู้จัดการจะต้องกำหนดความหวังที่ชัดเจนไว้ และเชื่อใจว่าสมาชิกในทีมจะทำงานลุล่วงตามที่ได้รับมอบหมาย”

“สิ่งสำคัญที่สุดของการทำงานโลกเสมือน คือการสร้างวัฒนธรรมการไว้วางใจ”

อย่างไรก็ตามไม่เฉพาะธุรกิจคุณเท่านั้นที่ต้องปรับตัว แต่ขณะนี้ทุกธุรกิจทั่วโลกต่างต้องปรับตัวรับมือกับสถานการณ์การแพร่ระบาดของไวรัส COVID-19 จึงหวังว่าคำแนะนำนี้จะช่วยให้คุณ Work from Home ได้อย่างมีประสิทธิภาพ