บริษัทควรทำอย่างไร เพื่อที่จะรับมือสถานการณ์ COVID-19

แนวทางที่บริษัทต้องเตรียมความพร้อม รับมือสู้ COVID-19

ขณะนี้ไวรัสโคโรนากำลังระบาดไปทั่วโลก เพราะฉะนั้นเพื่อให้เข้ากับสถานการณ์ บทความในวันนี้เราจะนำเสนอคู่มือการรับมือกับสถานการณ์การระบาดของไวรัส COVID-19 ที่เป็นบททดสอบสำคัญสำหรับทุกบริษัท โดยเฉพาะฝ่ายหรือแผนกการบริหารทรัพยากรมนุษย์ (HR) เพื่อนำไปใช้เป็นแนวทางปฏิบัติภายในองค์กร เพื่อให้ได้รับความปลอดภัยและไม่ติดเชื้อ COVID-19

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเป็นกุญแจสำคัญ

ฝ่าย HR ไม่ใช่แค่ทำหน้าที่รวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับไวรัสโคโรนาเท่านั้น แต่จะต้องให้คำแนะนำหรือแนวทางการใช้ชีวิตในช่วงนี้ เพื่อหลีกเลี่ยงหรือลดความเสี่ยงจากการติดไวรัส COVID-19 ด้วย

การใช้กลยุทธ์สื่อสารของ HR นั้นจะต้องมีหลายรูปแบบและมีหลายช่องทาง เพื่อสื่อสารกับพนักงานในบริษัทให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด

“คุณอาจจะใช้วิธีการติดโปสเตอร์ประกาศข่าวแจ้งพนักงาน ส่งอีเมล หรือพิมพ์บอกในกรุ๊ปไลน์ หรือช่องทางสื่อสารอื่นๆ ที่บริษัทใช้ติดต่องาน ทั้งนี้รูปแบบการสื่อสารอาจจะทำเป็นอินโฟกราฟิก วิดีโอ หรือใช้สื่ออื่นๆ ที่จะสื่อสารกับพนักงานในองค์กรให้เข้าใจ หรือสื่อสารได้มีประสิทธิภาพมากที่สุด”

โดยข้อมูลควรจะมีที่มาที่เชื่อถือได้ เช่นจากเว็บไซต์ของหน่วยงานป้องกันโรคติดต่อในสหรัฐอเมริกา (CDC) หน่วยงานภาครัฐที่ทำหน้าที่รายงานสถานการณ์การระบาดไวรัส COVID-19 โดยตรง กระทรวงสาธารณสุข หรือหน่วยงานทางการแพทย์ที่กำลังวิจัยศึกษาเรื่องนี้อยู่

การเตรียมการวางแผนต่อเนื่องทางธุรกิจ (BCP) เพื่อรับมือกับเหตุการณ์การแพร่ระบาดของไวรัสโคโรนา 2020 (COVID-19)

การวางแผนต่อเนื่องทางธุรกิจ (BCP) คืออะไร? BCP คือการจัดทำแผนการบริหารธุรกิจให้ยังคงดำเนินไปได้อย่างต่อเนื่อง ไม่หยุดชะงัก ในช่วงที่ธุรกิจต้องประสบกับสถานการณ์ไม่ปกติ หรือกำลังเจอกับวิกฤต โดยแผน BCP เป็นการดูแลสินทรัพย์ของบริษัท รวมถึงการดูแลพนักงานในสถานการณ์ไม่ปกติ ตลอดจนแผนรับมือในการฟื้นธุรกิจให้กลับมาได้เร็ว หลังหลังวิกฤตผ่านพ้นไปแล้ว ดังนั้นในช่วงที่มีการแพร่ระบาดของไวรัสโคโรนา (COVID-19) แผน BCP จะช่วยธุรกิจ ดังต่อไปนี้

• การดูแลพนักงานภายในองค์กร
• ลดความเสี่ยงที่ต้องบริษัทต้องเผชิญ
• วางแผนการทำงาน หากมีพนักงานในบริษัทติดไวรัส COVID-19 หรืออยู่ในช่วงต้องกักตัว จากการใกล้ชิดหรือสัมผัสผู้ป่วยอันตราย
• สร้างทางเลือกหรือแผนสำรองให้กับลูกค้า ซัพพลายเออร์ หรือหน่วยงานภายนอกที่บริษัทต้องติดต่อทำธุรกิจด้วย เพื่อให้ธุรกิจยังดำเนินกิจการได้ต่อท่ามกลางวิกฤต

BCP Protocols ต้องเป็นแผนการทำงานที่มีความยืดหยุ่น

สำหรับประเทศที่มีความเสี่ยงมากที่สุด ทั้งประเทศที่มีพรมแดนติดกับจีน หรือมียอดผู้ติดเชื้อสูง การอนุญาตให้พนักงานทำงานจากที่บ้าน (Work From Home) เป็นทางเลือกที่ดีที่สุด ในการลดการติดเชื้อไวรัส COVID-19

“ระบบการทำงานที่หยืดหยุ่น (flexible working arrangements) ในช่วง COVID-19 ไม่เพียงแต่ลดการเดินทางไปทำงานที่ออฟฟิศเท่านั้น แต่จะต้องให้คำแนะนำกับพนักงานให้รักษาระยะห่าง (Social Distancing) จากบุคคลอื่นอย่างน้อย 1 เมตร เพื่อป้องกันการกระเด็นของสารคัดหลั่งหรือฝอยน้ำลายที่ทำให้ติด COVID-19 สู่กันได้ เช่นเดียวกับฮ่องกง ที่รักษาระยะห่างในรถไฟฟ้า MTR ช่วงที่มีการเดินทางหนาแน่น”

ซึ่งตัวอย่างดังกล่าวนี้ เป็นโมเดลที่เหมาะสำหรับหลาย ๆ ประเทศ ที่มีความหนาแน่นของประชากรในเมืองหลวง

“อย่างไรก็ตามโครงสร้างการทำงานของแต่ละองค์กรในปัจจุบัน ค่อนข้างเอื้อต่อการปรับระบบการทำงานให้มีความยืดหยุ่น โดยจะสังเกตว่าหลาย ๆ บริษัทติดต่องานผ่านโปรแกรมแชท หรือแดชบอร์ดต่าง ๆ ในช่องทางออนไลน์หรือระบบคลาวด์”

แต่สำหรับองค์กรที่ไม่สามารถจะทำงานจากที่บ้านได้ มีข้อจำกัดของการทำงาน เว็บไซต์ CDC และองค์การอนามัยโลก (WHO) ได้ประกาศแนวทางการป้องกันการติดต่อไวรัส COVID-19 โดยการใช้อุปกรณ์ป้องกัน เช่น หน้ากากอนามัย เจลแอลกอฮอล์สำหรับฆ่าเชื้อ รวมถึงการดูแลสุขลักษณะให้สะอาดปลอดภัย ลดการติดต่อโรคระบาด

นโยบายที่บริษัทควรจะต้องตระหนัก

ทั้งนี้ในกรณีที่บางบริษัทยังไม่อนุญาตให้ Work From Home ด้วยเหตุผลอะไรก็ตามแต่ ไม่ใช่แค่พนักงานที่มีอาการป่วยจะมีความเครียดเท่านั้น แต่พนักงานที่อยู่ใกล้ชิดหรือต้องร่วมทำงานด้วยก็มีความเครียดจากความเสี่ยงดังกล่าวเช่นกันว่าจะติดไวรัส COVID-19 หรือไม่

“เพราะฉะนั้นจึงมีแนวทางการทำงานว่า ไม่ว่าพนักงานจะทำงานจากที่บ้านหรือจากที่ออฟฟิศ ก็จะมอบหมายงานให้ทำตามปกติ ยิ่งปัจจุบันที่มีการพัฒนาของเทคโนโลยี มีโซลูชั่นหรือนวัตกรรมที่ทำให้พนักงานสามารถประชุมกันได้สะดวก และสามารถติดตามงานเป็นรายวันได้เช่นเดียวกับช่วงเหตุการณ์ปกติ”

สำหรับพนักงานที่สงสัยว่าจะป่วยหรือเริ่มมีความรู้สึกว่าตัวเองป่วย โดยเฉพาะคนที่มีประวัติการเดินทาง จะต้องแจ้งให้บริษัททราบถึงอาการดังกล่าว ซึ่งบริษัทเองก็จะต้องตระหนักว่าเป็นเรื่องสำคัญ พนักงานที่มีความเสี่ยงหรือเข้าข่ายสงสัยว่าจะเป็น COVID-19 จากอาการป่วยและมีประวัติการเดินทาง จะต้องแยกกักตัวจากคนรอบข้าง และให้ปฏิเสธค่าใช้จ่ายการรักษาพยาบาล เนื่องจากเป็นหน้าที่ของรัฐในการดูแลประชาชนที่ติดโรคระบาดโคโรนา

การใช้เทคโนโลยี แม้ไม่ได้เจอกันตัวเป็นๆ แต่ก็ไม่ใช่เรื่องแย่

ปัจจุบันมีหลายแพลตฟอร์มในการติดต่อสื่อสารแบบเรียลไทม์ เช่น การประชุมผ่าน Skype, Google Hangouts, Zoom และส่วนใหญ่ให้บริการฟรีไม่มีค่าใช้จ่าย

จังหวะของการพัฒนา Branding และเกมการสื่อสารผ่าน Social Media  

สำหรับผู้ประกอบธุรกิจขนาดเล็ก คุณสามารถอาศัยจังหวะช่วงนี้ในการสื่อสารได้ โดยพูดถึงสถานการณ์ที่เกิดขึ้น ผ่านแบรนด์ของคุณ เช่นการให้ข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับไวรัส COVID-19 ตัวอย่างเช่น

• แนวทางการปฏิบัติตัว การป้องกันการติดเชื้อ COVID-19
• เรื่องที่เข้าใจผิด หรือเรื่องที่ควรทำและไม่ควรทำ ในช่วง COVID-19
• เคล็ดลับสร้างแรงบันดาลใจให้กับธุรกิจอื่นๆ
• เน้นการสื่อสารมาตรการบรรเทา COVID-19 หรือการดูแลสถานการณ์และเยียวยาประชาชน ของหน่วยงานภาครัฐที่บริษัทสนับสนุนอยู่
• ประกาศรายชื่อลูกค้าที่ยังใช้บริการหรือซื้อสินค้าของบริษัทในช่วงนี้ เพื่อขอบคุณที่ลูกค้าให้การสนับสนุนช่วงวิกฤตครั้งใหญ่

การดำเนินการของ HR ในด้านอื่น ๆ นอกจากแจกหน้ากากฟรี

นอกเหนือจากการเตรียมหน้ากากอนามัย อุปกรณ์ทำความสะอาดให้กับพนักงาน ยังมีสิ่งที่น่าสนใจดังนี้

• ผู้บริหารจะต้องเดินไปพูดคุยกับพนักงาน เพื่อแสดงความตระหนักของสถานการณ์ที่เกิดขึ้น
• พูดคุยเพื่อสร้างความอุ่นใจ ลดความเครียดให้กับพนักงานในบริษัท ในกรณีที่มีพนักงานมีติดเชื้อ COVID-19 ทั้งนี้บริษัทจะต้องเปิดเผยข้อมูลทั้งหมด เกี่ยวกับสถานการณ์ภายในบริษัท
• สุดท้ายต้องมีนโยบายลดความหนาแน่นในช่วงพักกลางวัน โดยเฉพาะในศูนย์อาหาร เพื่อลดความเสี่ยงจากการติดไวรัส COVID-19